.png)
Les disponibilités de caisse sont des éléments de l’actif du bilan de votre restaurant et doivent être inventoriées de façon régulière pour assurer une gestion financière saine de votre établissement.
Cet article explore l’importance de cette pratique et fournit des clés pour la mise en place d’un système sécurisé et efficace du processus d'inventaire de caisse de votre restaurant.
Qu’est-ce qu’un inventaire de caisse ?
L’inventaire de caisse ou comptage de caisse, est le processus par lequel le restaurateur évalue avec exactitude la quantité des espèces, des chèques, des tickets restaurants et autres moyens de paiement disponibles dans le tiroir caisse de son établissement à un instant donné. Ce comptage est consigné dans un document nommé inventaire de caisse.
Quel est l’objectif de l’inventaire de caisse dans les restaurants ?
L’objectif principal de l'inventaire de caisse pour le restaurateur est d’assurer un rapprochement entre la caisse physique et les transaction enregistrées dans le système de caisse électronique. Ce rapprochement permet d’identifier les erreurs et/ ou détecter d’éventuelles fraudes. Il permet également à votre expert-comptable de cadrer vos recettes avec vos encaissements.
Quelle est la fréquence idéale des inventaires de caisse ?
Compte tenu des enjeux précités, nous recommandons la réalisation d’un inventaire de caisse à la clôture de chaque journée. En fonction du volume de transactions, cet inventaire peut être réalisé plusieurs fois par jour.
D’un point de vue légal, votre expert-comptable exigera un inventaire de caisse signé par la direction à la clôture de chaque exercice comptable du restaurant. Ce document lui permettra de valider les soldes des moyens de paiement présents en comptabilité .
Quels sont les avantages de la mise en place de l’inventaire de caisse ?
Identification des erreurs potentielles : En rapprochant quotidiennement le solde de la caisse avec les enregistrements issus de votre système de caisse électronique, vous pouvez aisément identifier et corriger les erreurs d’enregistrement. En effet, il est courant de constater des erreurs de manipulation au cours d’une journée de service rythmée dans un restaurant. Par exemple, le client a payé en CB mais le caissier a enregistré un encaissement en espèces. Le rapprochement quotidien vous évitera des maux de tête avec votre expert-comptable au moment de la clôture de vos comptes.
Détection des fraudes : En l’absence de formalisation du processus de comptage de caisse, il vous sera très difficile de détecter les fraudes potentielles au sein de votre établissement. Ces fraudes peuvent être de différentes natures, comme le vol ou la manipulation des transactions. La confiance n’excluant pas le contrôle.
Exactitude financière : Un processus de contrôle interne efficace de la caisse de votre établissement est de nature à rassurer toutes les parties prenantes de votre projet comme les investisseurs, les banques, l’administration fiscale, les salariés etc.
Nos conseils d’expert
Avoir une procédure écrite du processus d’inventaire de caisse : Cette procédure écrite a l’avantage de fixer un cadre relatif aux règles de contrôle interne mises en place au sein de votre restaurant. Elle permettra également de rassurer les personnes chargées de tenir la caisse de votre établissement en leur offrant un référentiel. Elle évitera en outre les erreurs d’interprétation par rapport aux consignes communiquées à l’oral.
Désigner des responsables de caisse : En l’absence de caissier désigné, vous ne serez pas en mesure de tracer et comprendre les erreurs potentielles en fin de journée.
Effectuer un double comptage et faire viser l’inventaire : Le comptage est un exercice délicat et il convient donc de prévoir un double comptage pour s'assurer de son exactitude. Le premier peut être réalisé par le caissier et le second par son manager. Nous vous conseillons également d’exiger l’apposition d’un visa par les personnes en charge du comptage sur l’inventaire de caisse.
Séparer les rôles : Dans un restaurant, le contrôle interne devient plus efficace en attribuant des responsabilités claires et respecter le principe de séparation des rôles. Une personne peut se charger du comptage des liquidités, une autre de la vérification des transactions par exemple. Pour renforcer davantage la sécurité, une supervision externe peut être assurée par des revues périodiques des inventaires de caisse menées par un gestionnaire ou un comptable externe.
L’utilisation d’un système de caisse intuitif et performant : Le système de caisse utilisé par le restaurant doit être parfaitement maîtrisé par le personnel. Il doit en outre permettre de suivre les transactions journalières avec précision et d’éditer des rapports pertinents. Cela évitera les erreurs et facilitera la recherche des écarts de caisse.
Classer et archiver l’inventaire de caisse de façon sécurisée : Ce classement peut être numérique ou physique. L’inventaire de caisse doit être rangé dans un lieu sûr à l'abri des actions malveillantes.
L'inventaire de caisse est un élément fondamental de la gestion financière des restaurants. En le considérant comme une priorité, les dirigeants de restaurant peuvent non seulement prévenir les pertes financières, mais aussi garantir une exploitation transparente et efficace de leur établissement.
Evolve Food🍊 est un cabinet d’expertise comptable et de pilotage spécialisé dans l'accompagnement des restaurants, bars, cafés. Grâce à un accompagnement exigeant, nous aidons les restaurateurs à développer et pérenniser leur activité : www.evolve-food.fr